Ambele ștampile certifică un document, însă autoritatea și aria lor de recunoaștere sunt fundamental diferite. Înțelegerea acestei distincții este esențială atunci când pregătiți documente pentru uz internațional.

1. Ștampila Simplă (ex: de la o Primărie, un Oficiu de Stare Civilă)

• Scop și Autoritate: Această ștampilă atestă faptul că documentul este un act oficial, autentic, emis de o autoritate competentă din România. Ea confirmă că funcționarul care a semnat actul are într-adevăr calitatea respectivă (ex: ofițer de stare civilă).
• Aria de Recunoaștere: Strict Națională. Valabilitatea și recunoașterea acestei ștampile sunt limitate la teritoriul României. Instituțiile românești (notari, bănci, alte primării) o recunosc și o acceptă ca dovadă a autenticității documentului.
• Analogie: Gândiți-vă la ștampila primăriei ca la legitimația de serviciu a unui angajat. Este valabilă și recunoscută în interiorul companiei (România), dar nu are nicio valoare ca act de identitate în afara ei.

2. Ștampila de Apostilă (Conform Convenției de la Haga)

• Scop și Autoritate: Apostila este o supra-certificare cu valabilitate internațională. Scopul ei nu este să certifice conținutul documentului, ci să certifice autenticitatea ștampilei și semnăturii de pe documentul original. Practic, o autoritate superioară din România (Camera Notarilor, Tribunal, Prefectură) garantează în fața statelor străine că ștampila primăriei de pe actul dumneavoastră este una reală și oficială.
• Aria de Recunoaștere: Internațională, dar limitată la țările care au semnat Convenția de la Haga. Este o procedură standardizată, acceptată de peste 100 de state, care elimină necesitatea altor formalități.
• Analogie: Gândiți-vă la Apostilă ca la un pașaport pentru documentul dumneavoastră. La fel cum pașaportul vă permite să fiți identificat și acceptat în alte țări, Apostila permite documentului dumneavoastră să fie recunoscut și acceptat de autoritățile din statele membre ale Convenției.

Singura sursă de informații 100% corectă este instituția din străinătate unde veți depune documentul. Fie că este vorba de o universitate, un angajator, o autoritate de imigrare sau o primărie, doar ei pot oferi lista exactă de cerințe. Nu vă bazați pe informații de pe forumuri sau din surse neoficiale, deoarece cerințele se pot schimba.

Întotdeauna recomandăm clienților noștri să întrebe reprezentantul instituției care solicită documentele sau traducerile despre procedura acceptată. Nu ignorați acest aspect, deoarece există diferențe de la o țară la alta, de la o zonă la alta în cadrul aceleiași țări și de la o instituție la alta. Nu există o procedură valabilă universal.

Atunci când contactați instituția de destinație, adresați următoarele întrebări pentru a obține o imagine completă:

1. Ce certificare este necesară pentru documentele din România? Este necesară Apostila de la Haga sau procedura de Supralegalizare? Sau poate acceptă doar o traducere legalizată sau poate o traducere autorizată doar de către traducător, fără legalizare notariala?
2. Certificarea se aplică pe documentul original sau / și pe traducerea legalizată? Unele țări cer apostila/supralegalizarea pe actul original, înainte de traducere, în timp ce altele o cer pe traducerea legalizată notarial. Uneori, sunt necesare ambele.
3. În ce limbă trebuie efectuată traducerea? Deși limba oficială a țării este o opțiune sigură, unele instituții acceptă și traduceri în limbi de circulație internațională, precum engleza sau franceza.
4. Există cerințe specifice privind vechimea documentului? De exemplu, un certificat de cazier judiciar sau o adeverință trebuie să fie emise recent (de obicei, în ultimele 3-6 luni). Unele documente au dată de expirare sau autoritățile impun ca actul emis să nu fie mai vechi de un anumit număr de luni. Aceste aspecte trebuie să vă fie comunicate de la început.

Nu vă fie teamă sau lene să adresați aceste întrebări sau, mai rău, nu vă apucați să efectuați niște proceduri doar ca să fie făcute, cu speranța că vor fi suficiente. Riscați să reluați procedurile de la capăt iar cheltuielile dvs. să se dubleze.

Rolul nostru este de a executa procedurile de apostilare, supralegalizare (pe originale și/sau pe traduceri), traducere, legalizare, apostilare sau supralegalizare, conform solicitării dumneavoastră. Responsabilitatea de a cunoaște și de a ne comunica procedura exactă cerută de autoritatea de destinație vă aparține în totalitate. Vom urma întocmai instrucțiunile primite pentru a vă pregăti dosarul.

Nu laminați documentele originale! Un document laminat nu mai poate fi apostilat sau supralegalizat, deoarece ștampilele oficiale trebuie aplicate direct pe hârtie.

Verificați numele și datele atât din actele oficiale cât și din traduceri: Asigurați-vă că numele și datele de pe toate documentele dumneavoastră corespund exact cu cele din pașaport sau alte documente oficiale. Orice discrepanță poate duce la respingerea dosarului. Există situații în care unele acte oficiale conțin erori (la nume, la adrese, la cifre).

Traducătorul nu are obligația și nici competența legală de a îndrepta în traduceri erorile materiale din documentele dvs.). Prin urmare, asigurați-vă, înainte de a demara procedurile de apostilare / supralegalizare sau traducere că actele dvs. originale sunt corect emise și efectuați corecturile înainte de a demara orice proces. În cazul în care demarați aceste proceduri înainte, vă asumați și riscul ca documentele dvs. să fie respinse. Pentru a evita astfel de situații neplăcute, vă recomandăm să vă documentați și să solicitați informații și clarificări cu privire la ceea ce aveți de făcut pentru a vi se recunoaște actele în străinatate.